| Лика | Дата: Четвер, 29-Лип-2021, 14:37:24 | Повідомлення # 1 |
 Дуже активний
Група: Адміністратори
Повідомлень: 65
Статус: Offline
| РУБРИКА «ДЕРЖАВНА РЕЄСТРАЦІЯ ОЧИМА ДЕРЖАВНОГО РЕЄСТРАТОРА».
ТЕМА: ПОРЯДОК ФОРМУВАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ РЕЄСТРАЦІЙНИХ СПРАВ. НЮАНСИ ТА ОСОБЛИВОСТІ. Частина ІІ.
Які ж питання будуть розглянуті в цій статті?
1. Які нормативно правові акти регулюють дане питання?
2. Хто є зберігачем реєстраційних справ відповідно до закону, особливості зберігання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців? місцезнаходженням яких є Крим, м. Севастополь, та населені пункти зони АТО (по новому - ООС)?
3. Які існують підстави для передачі реєстраційної справи до іншого суб’єкта зберігання, строки, в які необхідно направити справу?
4. Які проблеми існують із відправкою/прийняттям на облік реєстраційних справа.
5. Особливості та порядок формування реєстраційних справ.
6. Порядок, організація та строки зберігання реєстраційних справ.
7. Яка відповідальність передбачена законодавством за порушення порядку та строків формування, зберігання та надсилання реєстраційних справ?
1. ЗАКОНОДАВСТВО, ЯКЕ РЕГУЛЮЄ ЦЕ ПИТАННЯ:
1) ЗАКОН УКРАЇНИ «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» (далі – Закон про реєстрацію);2) НАКАЗ Міністерства юстиції від 09.02.2016 № 359/5 «Про затвердження Порядку державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи» (далі – Наказ №359/5);3) НАКАЗ Міністерства юстиції від 18.11.2016 № 3267/5 «Про затвердження Порядку формування та зберігання реєстраційних справ» (далі – Наказ №3267/5);4) НАКАЗ Міністерства юстиції від 25.11.2016 № 3359/5 «Про врегулювання відносин, пов'язаних з державною реєстрацією юридичних осіб та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, в межах декількох адміністративно-територіальних одиниць» (далі – Наказ №3359/5);5) РОЗПОРЯДЖЕННЯ Кабінету Міністрів України від 16 грудня 2020 р. № 1635-р«Про реорганізацію та утворення районних державних адміністрацій» (далі – Розпорядження №1635-р);6) КОДЕКС України про адміністративні правопорушення (далі – КУАП).2. Хто ж є зберігачем реєстраційних справ вже було детально зазначено у частині І цієї статті.Статтею 29 Закону про реєстрацію визначено, що реєстраційна справа в паперовій формі зберігається у суб’єкта державної реєстрації за місцезнаходженням юридичної особи, громадського формування, фізичної особи - підприємця:щодо юридичної особи (крім громадського формування та релігійної організації) та фізичної особи - підприємця - у виконавчих органах міської ради міст обласного та/або республіканського Автономної Республіки Крим значення, Київській, Севастопольській міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністраціях;Тобто, реєстраційні справи можуть зберігати:• міські ради міст обласного значення, • районні державні адміністрації,• районі у м. Києві адміністрації,Тож, якщо ви є державним реєстратором районної державної адміністрації, міської ради - міста обласного значення або районної у м. Києві державної адміністрації – ви і є той самий державний реєстратор, який повинен знати як формувати реєстраційні справи, як, та в яких випадках реєстраційні справи підлягають прийому-передачі.3. Які існують підстави для передачі реєстраційної справи до іншого суб’єкта зберігання, строки, в які необхідно направити справу?
Розділом VІІ Наказу № 3267/5 визначено, що підставою для передачі реєстраційної справи між суб’єктами, що забезпечують зберігання реєстраційних справ, є:• реєстраційна дія, проведена державним реєстратором, що пов'язана зі зміною місцезнаходження юридичної особи або фізичної особи - підприємця, якщо нове місцезнаходження розташоване на території іншої адміністративно-територіальної одиниці;• рішення органу, який наділений відповідними повноваженнями, про утворення, зміну меж або ліквідацію адміністративно-територіальної одиниці.За наявності підстави, передбаченої пунктом 1, передача реєстраційної справи до іншого суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, здійснюється протягом десяти робочих днів з дати надходження до суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, документів, поданих для проведення державної реєстрації, пов'язаної зі зміною місцезнаходження юридичної особи, або фізичної особи - підприємця, від державного реєстратора, нотаріуса чи уповноваженої особи фронт-офісу, що забезпечував прийняття, зберігання та видачу документів, поданих для державної реєстрації.Факт передачі реєстраційної справи фіксується у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ.Посадова особа із зберігання реєстраційних справ, яка передає реєстраційну справу, у день відправлення реєстраційної справи знімає її з обліку, а посадова особа із зберігання реєстраційних справ, яка отримує реєстраційну справу, у день отримання реєстраційної справи поштою або нарочно приймає її на облік у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ, а також за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру.
Посадова особа із зберігання реєстраційних справ зобов'язана протягом п’яти робочих днів з дати отримання реєстраційної справи надіслати посадовій особі із зберігання реєстраційних справ, яка зняла з обліку реєстраційну справу, один примірник акта приймання-передавання реєстраційної справи на зберігання.
Другий примірник акта приймання-передавання реєстраційної справи на зберігання долучається до відповідної реєстраційної справи.
У разі направлення одним актом кількох реєстраційних справ виготовляється необхідна кількість копій такого акта.
Факт надходження реєстраційної справи фіксується у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ, а факт долучення документів до реєстраційної справи фіксується у внутрішньому описі реєстраційної справи.
Посадова особа із зберігання реєстраційних справ відповідного суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, у день отримання реєстраційної справи приймає її на облік у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ, а також за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав, Єдиного державного реєстру.
У разі передачі документів для долучення до реєстраційної справи посадова особа із зберігання реєстраційних справ приймає їх на облік у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ та не пізніше наступного робочого дня долучає такі документи до відповідної реєстраційної справи.
У разі виявлення невідповідностей між документами, що були отримані посадовою особою із зберігання реєстраційних справ, та описом до них така посадова особа зазначає про це в описі та не пізніше наступного робочого дня звертається до відповідного суб’єкта державної реєстрації, нотаріуса чи фронт-офісу, що здійснювали передачу реєстраційної справи чи документів, з вимогою про надання в повному обсязі документів.
У разі надходження реєстраційної справи, сформованої з порушенням вимог цього Порядку, посадова особа із зберігання реєстраційних справ приймає відповідну справу на облік відповідно до пункту 3 цього розділу з обов’язковим повідомленням суб’єкта державної реєстрації чи нотаріуса про допущені порушення.
У разі неодноразового порушення вимог цього Порядку щодо формування реєстраційної справи одним і тим самим державним реєстратором, нотаріусом суб’єкт, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, звертається із скаргою на такі дії до відповідного територіального органу Міністерства юстиції України.
У разі відсутності у Єдиному державному реєстрі відомостей про взяття на облік реєстраційної справи за новим місцезнаходженням протягом тридцяти календарних днів з дня її поштового відправлення посадова особа із зберігання реєстраційних справ, яка надсилала реєстраційну справу, вживає заходів з її розшуку.
Що стосується розшуку реєстраційної справи, то насправді в даний час проблемою є не те, що справа десь загубилася, а скоріш за все в суб’єкті зберігання реєстраційних справ відсутні державні реєстратори, які можуть здійснити прийняття реєстраційної справи на облік за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру.Тобто, говорячи простою мовою, якщо ви провели реєстраційну дію по юридичній особі або фізичній особі-підприємцю пов’язану із зміною місцезнаходження та зміною реєстраційної справи свого місця зберігання ви направляєте справу до суб’єкта зберігання (якщо ви не є зберігачем цієї справи) не пізніше трьох робочих днів.
Якщо ви провели реєстраційну дію по юридичній особі або фізичній особі-підприємцю пов’язану із зміною місцезнаходження та зміною реєстраційної справи свого місця зберігання і ви є зберігачем цієї справи ви половинні впродовж десяти робочих підготовити справу для передачі.
А це включає в себе виготовлення Внутрішнього опису, Засвідчувального напису та подальшої прошивки реєстраційної справи. А також оформлення Акту прийому-передачі в двох примірниках та супровідного листа.
Зауважте для себе, при складанні внутрішнього опису реєстраційної справи слід врахувати всі матеріали, які матеріали реєстраційної справи у паперовому вигляді та порівняти їх із реєстраційними діями в ЄДР.
Якщо матеріали якоїсь реєстраційної дії відсутні у паперовій справі (реєстратор що провів дію не надіслав її вам на зберігання, або помилився та надіслав до неналежного суб’єкта зберігання, а тому зазначені матеріали десь загубилися) то ви обов’язково зазначаєте в засвідчувальному написі інформацію про ці відсутні матеріали.
Зразки Внутрішнього опису реєстраційної справи, засвідчувального напису та Акту прийому-передачі викладені у додатку до Наказу 3267/5.
Пізніше, якщо такі загублені матеріали все ж надійдуть до вас ви відправляєте їх до того ж суб’єкта зберігання, куди була направлена реєстраційна справа.
Підготовивши реєстраційну справу до відправлення та з’ясувавши вірний суб’єкт зберігання (а суб’єкта зберігання реєстраційної справи необхідно визначити вірно та заздалегідь, бо ці відомості куди направляється справа вказуються у Акті прийому-передачі) реєстратор повинен відправити справи до нового суб’єкта зберігання не тільки засобами поштового зв’язку а і засобами реєстру.
Тобто у ЄДР заходимо у відповідну реєстраційну справу у вкладку Прийом/передача справи та натискаєте Відправити, вказуєте причину зміни суб’єкта зберігання, а це зміна місцезнаходження юридичної/фізичної особи та обираєте нового суб’єкта зберігання (відповідно до відомостей ЄДР це ОДР-одержувач).
Якщо ви не проводили реєстраційну дію по зміні місцезнаходження юридичної особи або фізичної особи-підприємця, але є зберігачем реєстраційної справи то обов’язок та строки для направлення реєстраційної справи до нового місця зберігання у вас настає з дня отримання матеріалів від державного реєстратора або нотаріуса, що провів цю реєстраційну дію.
Тобто, спочатку чекаємо, коли до вас надійдуть матеріали реєстраційної дії по зміні місцезнаходження цією юридичної або фізичної особи, а з дня отримання таких матеріалів для вас починається відлік часу – десять робочих днів для підготовці реєстраційної справи на передачу по процедурі зазначеній вище.
Якщо ж ви є державним реєстратором суб’єкта зберігання такої реєстраційної справи, то після того, як до вас надійшла ця справа ви повинні прийняти справу на облік засобами ЄДР та заповнивши праву частину Акту приймання-передачі реєстраційної справи, надіслати її впродовж п’яти робочих днів до суб’єкта, який надіслав вам цю справу.
Звісно, на даний час доволі актуальним є підстава відповідно до другого пункту цього розділу Наказу №3267/5, оскільки нещодавно було змінено межі адміністративно-територіальних одиниц країни та багато районних державних адміністрацій припинили свою діяльність або в стані припинення шляхом приєднання до інших РДА, а відтак і повноваження щодо зберігання реєстраційних справ були передано вже іншим РДА.
Проте, у зв’язку із відсутністю у багатьох РДА реєстраторів, які б мали здійснити масову передачу та прийом реєстраційних справ від однієї РДА до іншої це питання до кінця так і не вирішено.
Спеціалістами філій НАІСу було сформовано переліки реєстраційних справ, які підлягають прийому-передачі між РДА та передані відповідним адміністраціям за поданими ними запитами, але хто буде робити таке пере направлення справ в тих РДА, де відсутні реєстратори наразі не відомо.
4. Які проблеми існують із відправкою/прийняттям на облік реєстраційних справ?
Останні законодавчі новели пов’язані із зміною територіального устрою країни та реорганізацією більшості районних державних реєстраторів призвели до масових звільнень державних реєстраторів державними районними адміністраціями.
А тому, в більшості РДА зараз взагалі відсутні державні реєстратори, структурний підрозділ, що займався державною реєстрацією скоріш за все ліквідовано, а функції по формуванню та зберіганню справ керівництвом покладено на інші підрозділи.
Проте надання спеціалістам таких підрозділів доступу до Єдиного державного реєстру для прийняття/передачи справ на облік не передбачено законодавством.
Відповідно до листів Мінюста для вирішення питання з прийомом-передачею реєстраційних справ в тих суб’єктах зберігання реєстраційних, де взагалі відсутні державні реєстратори, або державні реєстратори тимчасово позбавлені доступу до реєстру, рекомендовано звертатися то територіальних органів Мінюста із відповідними листами.
Проте на практиці такий шлях не дуже швидкий.
Спочатку суб’єкт зберігання реєстраційних справ направляє відповідного листа до територіальних органів Міністерства юстиції з проханням зняти з обліку/прийняти на облік відповідну(ні) реєстраційні справ, додає копії акту Прийому-передачі та підтвердження того, що у нього відсутні державні реєстратори із відповідним доступом до реєстру.
Перевіривши у місцевої філії НАІСу інформацію про те, що у суб’єкта зберігання реєстраційних справ дійсно відсутні особи з доступом до реєстрів спеціалісти територіальних органів Мінюста направляють відповідного листа із додатками(копія опису прийому-передачі, копія листів про прохання зняти/взяти на облік відповідну справу, копія відповіді від НАІСУ) до державних реєстраторів сусіднього суб’єкта державної реєстрації, які погодилися здійснити такий прийом або передачу засобами Єдиного державного реєстру.
З огляду на таку не дуже просту процедуру, зняття/прийняття на облік таких справ займає приблизно один-два місяці.
А тому, якщо ви зняли та відправили реєстраційну справу на облік до іншого суб’єкта зберігання, але протягом тридцяти календарних днів (у відповідності до вимог Наказу № 3267/5) її ще взято на облік, перш за все ліпше зателефонувати до того суб’єкта зберігання, куди була направлена реєстраційна справа та дізнатися чи була отримана реєстраційна справа у паперовому вигляді та причину, з якої вона ще прийнята на облік засобами Єдиного державного реєстру.
Ще однією із найпоширеніших проблем із відправкою/прийняттям на облік реєстраційних справа є направлення реєстраційних справ (як в паперовому так і засобами ЄДР) до неналежного суб’єкта зберігання.
А тому ми радимо, перш за все, при відправлені реєстраційної справи до суб’єкта зберігання з яким ви раніше не взаємодіяли, зателефонувати до цього суб’єкта зберігання, з’ясувати чи дійсно він є зберігачем по цій території та точну адресу.Адреси суб’єктів зберігання Спільнота реєстраторів зараз намагається зібрати на сайті ГО «Спільноті реєстраторів».
Зараз ця інформація на сайті Спільноті неповна та створена зусиллями самих реєстраторів. Звісно, якщо кожен реєстратор внесе відому йому інформація про свій та сусідній орган зберігання реєстраційних справ, та зовсім скоро ми будемо мати Актуальний та повний перелік суб’єктів зберігання, в якому дуже легко буде знайти інформацію обравши відповідну область.
5. Особливості та порядок формування реєстраційної справи для передачі до іншого органу зберігання.
Наказом № 3267/5 визначено, що реєстраційна справа формується у паперовій формі після внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) запису про державну реєстрацію створення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, державну реєстрацію фізичної особи - підприємця і державну реєстрацію включення відомостей про юридичну особу та фізичну особу - підприємця державним реєстратором прав на нерухоме майно, державним реєстратором, яким здійснено зазначені дії.
Формування реєстраційної справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.Якщо справа перевищує 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки), вона поділяється на томи.
Кожна реєстраційна справа вкладається в тверду обкладинку, зразок якої наведено у додатку 3 до цього Порядку.
Документи реєстраційної справи систематизуються у хронологічному порядку за часом їх надходження таким чином, щоб документи, які надійшли раніше, знаходились на початку, а документи, які надійшли пізніше, - наприкінці реєстраційної справи.Аркуш формату, меншого, ніж формат А4, підклеюється на чистий аркуш паперу формату А4 і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті.
Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи, то кожен документ нумерується окремо.Усі аркуші реєстраційної справи прошиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками.
У разі долучення до реєстраційної справи документів за результатом наступних реєстраційних дій така справа розшивається і після здійснення долучення повторно прошивається.
У разі передачі реєстраційної справи між суб’єктами, що забезпечують зберігання реєстраційних справ, та, як наслідок складання внутрішнього опису з підсумковим записом та засвідчувального напису справи, усі наступні зміни в складі справи зазначаються у складених внутрішньому описі та засвідчувальному написі справи.
У разі передачі реєстраційної справи на зберігання до іншого суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, посадовою особою із зберігання реєстраційних справ, яка отримала реєстраційну справу, вносяться зміни до обкладинки такої справи щодо суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, шляхом викладення її в новій редакції.
6. Порядок, організація та строки зберігання реєстраційних справ.
Розділом ІІІ Наказу № 3267/5 визначено, що організація зберігання реєстраційних справ покладається на керівника суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ.
Забезпечення зберігання реєстраційних справ здійснюється посадовою особою із зберігання реєстраційних справ.
Посадова особа із зберігання реєстраційних справ забезпечує формування, ведення обліку реєстраційних справ та здійснює контроль за обсягом і рухом в одиницях обліку.
У структурних підрозділах суб’єктів, що забезпечують зберігання реєстраційних справ, у яких не призначена відповідна посадова особа із зберігання реєстраційних справ, за належне зберігання реєстраційних справ відповідає керівник такого структурного підрозділу.
Відповідно до приписів статті 29 Закону про реєстрацію та розділу ІХ Наказу № 359/5передбачено, що реєстраційна справа в паперовій формі зберігається протягом п’яти років з дати внесення до Єдиного державного реєстру запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи, що не має статусу юридичної особи, або державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця.
Після закінчення цього строку реєстраційні справи в паперовій формі, не внесені за результатами експертизи їх цінності до Національного архівного фонду, знищуються в установленому законодавством порядку.
Реєстраційна справа в електронній формі зберігається протягом 75 років з дати внесення до Єдиного державного реєстру запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи, громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, або державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця.
Закриті реєстраційні справи та реєстраційні справи припинених юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, підприємницька діяльність яких припинена, формуються протягом року та обліковуються у журналі обліку закритих реєстраційних справ за роками і зберігаються окремо.
Після закінчення строку зберігання реєстраційних справ посадова особа із зберігання реєстраційних справ складає акт про вилучення для знищення.
У разі коли посадовою особою із зберігання реєстраційних справ встановлено відсутність у Єдиному державному реєстрі електронних копій документів, що містяться в справі та які відповідно до законодавства виготовляються шляхом сканування під час проведення державної реєстрації, включення таких реєстраційних справ до акта про вилучення для знищення здійснюється виключно після виготовлення електронних копій таких документів та долучення їх до відповідної реєстраційної справи в електронній формі.
Проте, на даний час, для дотримання державним реєстратором цієї норми існують певні трудності, оскільки в оновленому ЄДР, який було впроваджено у серпні 2020 року відсутні інструменти для досканування документів у вже існуючі реєстраційні дії. За обіцянками керівництва НАІС даний функціонал знаходиться у доопрацюванні, а єдиним дієвим заходом є проведення корегування(виправлення помилок) у реєстрі та додавання всіх необхідних сканкопій до відповідної реєстраційної справи в електронному вигляді виключно у межах проведення корегування – як окремої реєстраційної дії.
7. Яка відповідальність передбачена законодавством за порушення порядку та строків формування, зберігання та надсилання реєстраційних справ?
Статтею 166-11 КУАП передбачено, що порушення встановленого законодавством порядку пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців поштовими відправленнями - тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від десяти до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Порушення встановленого законом порядку зберігання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців -тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від шістдесяти до вісімдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Дії, передбачені частинами третьою або четвертою цієї статті, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі ж порушення, -тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб від ста п'ятдесяти до двохсот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Таким чином, рекомендуємо, для того щоб уникнути відповідальності зазначеної вище за порушення встановленого законом порядку пересилання та зберігання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців уважно ознайомитися із Наказом №3267/5, вивчити, хто ж такі є суб’єктом зберігання реєстраційних справ та навчитися вірно визначати потрібного суб’єкта зберігання для направлення матеріалів реєстраційних справ для долучення та самих реєстраційних справ за належністю.
А маючі певні сумніви, щодо вірного визначення суб’єкта зберігання, радимо зателефонувати до державного реєстратора цього суб’єкта реєстрації із своїми питаннями. Актуальний перелік суб’єктів зберігання із їх адресами, телефонами, ел. поштами вже зараз створюється на сайті ГО «Спільнота реєстраторів» і якщо кожен докладе зусиль та внесе туди відому йому інформацію по своєму регіону, то через деякий час ця інформація буде повною та може стати у нагоді будь-якому реєстратору.
Узагальнення підготовлена членом ГО "Спільнота реєстраторв" Черкашиною Анжелікою.
Дане угазальнення не є нормою права та носить інформаційний характер.
|
| |
| |
