Відповідно до статті 95 ЦК: філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій. Представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи.

Філії та представництва не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення. Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності. Відомості про філії та представництва юридичної особи включаються до єдиного державного реєстру.

Які дії стосовно відокремлених підрозділів юридичних осіб реєструються, та які документи потрібні?

1.Створення відокремленого підрозділу

Відповідно до частини 17 статті 17 Закону про реєстрацію для державної реєстрації створення відокремленого підрозділу юридичної особи подаються такі документи:

1) заява про державну реєстрацію створення відокремленого підрозділу юридичної особи (форма 5);

2) примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про створення відокремленого підрозділу;

3) структура власності за формою та змістом, визначеними відповідно до законодавства;

4) витяг, виписка чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи - нерезидента в країні її місцезнаходження, - у разі, якщо засновником юридичної особи є юридична особа - нерезидент;

5) нотаріально засвідчена копія документа, що посвідчує особу, яка є кінцевим бенефіціарним власником юридичної особи, - для фізичної особи - нерезидента та, якщо такий документ оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру, - для фізичної особи - резидента.

Зверніть увагу на назву відокремленого підрозділу при реєстрації створення, відповідно до Наказу № 368/5 найменування відокремленого підрозділу має містити слова «відокремлений підрозділ» («філія», «представництво») та вказувати на належність до юридичної особи, яка створила зазначений відокремлений підрозділ.

2. Зміни до відомостей про відокремлений підрозділ

Відповідно до частини 18 статті 17 Закону про реєстрацію для державної реєстрації змін до відомостей про відокремлений підрозділ юридичної особи, що містяться в Єдиному державному реєстрі, подаються такі документи:

1) заява про державну реєстрацію змін до відомостей про відокремлений підрозділ юридичної особи, що містяться в Єдиному державному реєстрі (форма 5);

2) структура власності за формою та змістом, визначеними відповідно до законодавства;

3) витяг, виписка чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи - нерезидента в країні її місцезнаходження, - у разі, якщо засновником юридичної особи є юридична особа - нерезидент;

4) нотаріально засвідчена копія документа, що посвідчує особу, яка є кінцевим бенефіціарним власником юридичної особи, - для фізичної особи - нерезидента та, якщо такий документ оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру, - для фізичної особи - резидента.

Зверніть увагу, що квитанція про сплату адміністративного збору в зазначеному законодавством переліку відсутня, тож такі зміни проводяться БЕЗКОШТОВНО.

Також, зверніть увагу, що в переліку передбачених законодавством документів відсутнє Рішення уповноваженого органу про зміни. Тобто, єдиним документом, з якого державний реєстратор має дізнатися про необхідні відокремленому підрозділу зміни – це заява (форма 5).

3.Припинення відокремленого підрозділу

Відповідно до частини 19 статті 17 Закону про реєстрацію для державної реєстрації припинення відокремленого підрозділу юридичної особи подаються такі документи:

1) заява про державну реєстрацію припинення відокремленого підрозділу юридичної особи (форма 5);

2) структура власності за формою та змістом, визначеними відповідно до законодавства;

3) витяг, виписка чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи - нерезидента в країні її місцезнаходження, - у разі, якщо засновником юридичної особи є юридична особа - нерезидент;

4) нотаріально засвідчена копія документа, що посвідчує особу, яка є кінцевим бенефіціарним власником юридичної особи, - для фізичної особи - нерезидента та, якщо такий документ оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру, - для фізичної особи - резидента.

Зауважимо, що в переліку передбачених законодавством документів відсутнє Рішення уповноваженого органу про припинення відокремленого підрозділу. Проте на першій сторінці заяви (форма 5) міститься блок в якому заповнюються відомості про державну реєстрацію припинення відокремленого підрозділу: дата та номер Рішення про припинення.

Ніякої комісії з припинення, строку кредиторських вимог, довідок з архівної установи, тощо… та інше для припинення відокремленого підрозділу не передбачено.

Слід звернути уваги на те, що законодавством не передбачено такої реєстраційної дії як «Включення відомостей про відокремлений підрозділ».

Хто є заявником при проведенні всіх перелічених вище реєстраційних дій стосовно відокремлених підрозділів?

Відповідно до статті 1 закону про реєстрацію заявником є уповноважений представник юридичної особи - у разі подання документів для проведення реєстраційних дій щодо юридичної особи.

Відповідно до приписів статті 237 ЦК представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства.

Відповідно до частини 5 статті 65 Господарського кодексу України керівник підприємства без доручення діє від імені підприємства.

Тобто, заявником для подання документів для проведення реєстраційних дій стосовно відокремленого підрозділу юридичної особи є КЕРІВНИК ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ або уповноважена ним особа.

Пунктом 2 статті 14 Закону про реєстрацію визначено, що у разі подання документів представником додатково подається примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) документа, що засвідчує його повноваження (крім випадку, якщо відомості про повноваження цього представника містяться в Єдиному державному реєстрі).

До якого суб’єкта державної реєстрації подаються документи для проведення реєстраційних дій стосовно відокремленого підрозділу, у випадках, якщо юридична особа та відокремлений підрозділ знаходяться у різних областях?

Відповідно до пункту 2 статті 4 Закону про реєстрацію державна реєстрація, проводиться в межах області за місцезнаходженням юридичної особи.

Тобто, незважаючи на те, в якій області визначено місцезнаходження відокремленого підрозділу заява про державну реєстрацію подається за місцезнаходженням самої юридичної особи, що створює, вносить зміни або припиняє свій відокремлений підрозділ.

Інформація підготовлена членом ГО «Спільнота реєстраторів» Анжелікою Черкашиною.

Дане узагальнення не є нормою права та має рекомендаційний характер